Accord de traitement des données

1. Parties et rôles

Dans le cadre de l'utilisation professionnelle de Hussteer :

• le Client, notamment l'agence immobilière, le mandataire, le réseau ou l'organisation ayant souscrit au service, agit en qualité de responsable du traitement pour les données personnelles qu'il renseigne, importe, collecte ou traite à travers Hussteer ;
• Hussteer agit en qualité de sous-traitant lorsqu'il traite ces données pour le compte du Client et selon ses instructions.

Le Client détermine les finalités et les moyens essentiels des traitements qu'il réalise à l'aide de Hussteer. Hussteer traite les données uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture des services souscrits.

2. Objet du traitement

Hussteer fournit une plateforme destinée aux professionnels de l'immobilier permettant notamment la gestion de biens, contacts, prospects, vendeurs, acquéreurs, mandats, visites, rendez-vous, transactions, documents et communications professionnelles. Dans ce cadre, Hussteer peut être amené à héberger, organiser, afficher, transmettre, sauvegarder ou traiter techniquement des données personnelles pour le compte du Client. Ces opérations sont réalisées exclusivement afin de fournir les fonctionnalités demandées par le Client.

3. Durée du traitement

Les traitements effectués par Hussteer pour le compte du Client sont réalisés pendant toute la durée de la relation contractuelle. À la fin du contrat, les données sont restituées, exportées, supprimées ou anonymisées conformément aux conditions prévues par le service, aux instructions du Client et aux obligations légales applicables. Les éventuelles copies conservées temporairement dans les systèmes de sauvegarde sont supprimées selon les cycles techniques de conservation applicables.

4. Nature des opérations réalisées

Selon les fonctionnalités utilisées, les opérations réalisées peuvent notamment comprendre :

• la collecte ;
• l'enregistrement ;
• l'organisation ;
• la structuration ;
• le stockage ;
• la consultation ;
• la modification ;
• la récupération ;
• l'export ;
• la transmission à des services autorisés ;
• la sauvegarde ;
• et la suppression des données.

5. Catégories de personnes concernées

Les données traitées à travers Hussteer peuvent notamment concerner :

• les vendeurs et propriétaires ;
• les acquéreurs ;
• les prospects ;
• les locataires et candidats à la location ;
• les bailleurs ;
• les contacts professionnels ;
• les partenaires et prestataires ;
• les collaborateurs de l'agence ;
• et plus généralement les personnes dont les informations sont légitimement traitées par le Client dans le cadre de son activité immobilière.

6. Catégories de données

Selon l'utilisation faite de la plateforme, les données traitées peuvent notamment comprendre :

Données d'identification

Nom, prénom et informations permettant d'identifier une personne.

Coordonnées

Adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées professionnelles ou personnelles.

Projets immobiliers

Recherche immobilière, critères, préférences, biens détenus ou proposés, historique des échanges et informations nécessaires au suivi d'une relation commerciale.

Informations sur les biens

Adresse, caractéristiques du bien, photographies, documents et informations relatives à sa commercialisation.

Informations contractuelles

Mandats, rendez-vous, visites, transactions et documents associés.

Communications

Notes, messages et historique des échanges enregistrés par les utilisateurs.

Documents

Documents téléchargés ou générés dans Hussteer dans le cadre de l'activité du Client.

Le Client s'engage à ne traiter à travers Hussteer que les données nécessaires et licites au regard de son activité.

7. Instructions du Client

Hussteer traite les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client, notamment à travers l'utilisation normale des fonctionnalités de la plateforme. Hussteer ne peut utiliser les données confiées par le Client pour ses propres finalités indépendantes, sauf obligation légale applicable. Si Hussteer estime qu'une instruction du Client constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable en matière de protection des données, Hussteer en informe le Client dans les meilleurs délais.

8. Confidentialité

Hussteer veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles soient soumises à une obligation appropriée de confidentialité. L'accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement, la maintenance, la sécurité ou l'assistance du service.

9. Sécurité

Hussteer met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre notamment l'accès non autorisé, la divulgation, la modification, la perte, la destruction accidentelle ou illicite. Selon les fonctionnalités et infrastructures utilisées, ces mesures comprennent notamment :

• le chiffrement des communications ;
• le chiffrement des données stockées lorsque l'infrastructure le permet ;
• le cloisonnement logique des données entre organisations ;
• des accès nominatifs ;
• des mécanismes d'authentification et de contrôle d'accès ;
• la journalisation des opérations sensibles ;
• des sauvegardes et mécanismes de restauration ;
• ainsi que des procédures de gestion des incidents de sécurité.

Les mesures de sécurité sont régulièrement adaptées en fonction de l'évolution de la plateforme, des technologies disponibles et des risques identifiés.

10. Cloisonnement des organisations

Hussteer est conçu afin d'assurer une séparation logique entre les données appartenant aux différentes organisations utilisant la plateforme. Un utilisateur ne doit pouvoir accéder qu'aux informations auxquelles son organisation et ses permissions lui donnent accès. Des mécanismes de contrôle d'accès sont appliqués au niveau de l'application et, lorsque cela est pertinent, au niveau de la couche de données.

11. Sous-traitants ultérieurs

Pour fournir ses services, Hussteer peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs. À la date de la présente version, ils peuvent notamment comprendre :

Vercel

Infrastructure et hébergement applicatif.

Supabase

Base de données, authentification et stockage.

Resend

Envoi d'e-mails transactionnels.

Stripe

Paiements et gestion de la facturation.

Anthropic

Certaines fonctionnalités reposant sur des modèles d'intelligence artificielle.

Google

Certaines fonctionnalités reposant sur des modèles d'intelligence artificielle.

Vercel AI Gateway

Routage technique de certaines requêtes vers les fournisseurs de modèles utilisés par Hussteer.

Hussteer s'assure que ses sous-traitants ultérieurs sont soumis à des obligations de protection des données compatibles avec les exigences applicables. La liste des sous-traitants peut évoluer au cours de la fourniture du service.

12. Information en cas de changement de sous-traitant

Hussteer informe le Client de tout changement significatif concernant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant susceptible de traiter les données personnelles confiées à Hussteer. Lorsque la réglementation l'exige, le Client dispose de la possibilité d'émettre une objection motivée concernant ce changement. Si aucune solution raisonnable ne peut être trouvée, les parties pourront examiner les conséquences contractuelles applicables au service concerné.

13. Transferts internationaux

Hussteer privilégie, lorsque cela est techniquement et commercialement possible, des infrastructures permettant un traitement des données dans l'Espace économique européen. Toutefois, certains prestataires ou certaines fonctionnalités peuvent impliquer un traitement ou un transfert de données en dehors de l'Espace économique européen. Lorsque cela est nécessaire, Hussteer veille à ce que ces transferts reposent sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• ou tout autre mécanisme légalement reconnu.

14. Intelligence artificielle

Lorsque le Client utilise une fonctionnalité reposant sur l'intelligence artificielle, certaines données nécessaires à l'exécution de la demande peuvent être transmises au fournisseur du modèle concerné. Hussteer veille à limiter les données transmises à ce qui est nécessaire au fonctionnement de la fonctionnalité. Lorsque cela est possible, Hussteer applique des mécanismes permettant de réduire ou d'éviter la transmission d'informations personnelles non nécessaires. Les conditions applicables au traitement et à la conservation des données par les fournisseurs de modèles dépendent des services professionnels et API effectivement utilisés par Hussteer.

15. Assistance à l'exercice des droits

Lorsque Hussteer reçoit directement une demande d'une personne concernant des données traitées pour le compte d'un Client, Hussteer transmet cette demande au Client concerné lorsqu'il peut être identifié. Hussteer assiste le Client, dans la mesure raisonnablement nécessaire et compte tenu de la nature du traitement, afin de lui permettre de répondre aux demandes d'exercice des droits prévues par le RGPD. Ces droits peuvent notamment concerner l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, l'opposition ou la portabilité.

16. Violation de données personnelles

En cas de violation de données personnelles susceptible d'affecter les données traitées pour le compte du Client, Hussteer informe le Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient, dans la mesure où les informations sont disponibles :

• la nature de l'incident ;
• les catégories de données concernées ;
• les conséquences potentielles ;
• les mesures prises ou envisagées ;
• ainsi que les informations permettant au Client d'évaluer ses propres obligations réglementaires.

17. Assistance du Client

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, Hussteer assiste raisonnablement le Client dans le respect de ses obligations relatives :

• à la sécurité des traitements ;
• aux violations de données ;
• aux analyses d'impact relatives à la protection des données ;
• et, lorsque cela est applicable, aux consultations auprès d'une autorité de contrôle.

18. Suppression et restitution des données

À la fin de la relation contractuelle, le Client peut récupérer les données mises à sa disposition au moyen des fonctionnalités d'export proposées par Hussteer. À l'issue de la période de conservation applicable, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu'une obligation légale impose leur conservation. Les données présentes dans des sauvegardes techniques peuvent subsister temporairement jusqu'à leur suppression selon le cycle normal de rotation des sauvegardes.

19. Documentation et audits

Hussteer met à disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues par le présent DPA. Lorsque cela est requis par la réglementation et sous réserve de conditions raisonnables de confidentialité, de sécurité et d'organisation, Hussteer peut contribuer aux audits nécessaires à la vérification du respect de ses obligations en qualité de sous-traitant. Les audits ne doivent pas compromettre la sécurité, la confidentialité ou la disponibilité des services Hussteer ni exposer les données appartenant à d'autres clients.

20. Obligations du Client

Le Client est notamment responsable :

• de la licéité des données qu'il collecte et traite ;
• de l'information des personnes concernées ;
• de la détermination des finalités du traitement ;
• de la définition des durées de conservation appropriées ;
• de la gestion des droits des personnes ;
• de la configuration des utilisateurs et de leurs permissions ;
• et du respect des obligations applicables à son activité.

Le Client s'engage à ne pas demander à Hussteer d'effectuer un traitement contraire à la réglementation applicable.

21. Registre et coopération

Hussteer conserve les informations et documents nécessaires au respect de ses obligations en qualité de sous-traitant. Hussteer coopère, dans la mesure requise par la réglementation, avec les autorités de contrôle compétentes.

22. Ordre de priorité

Le présent DPA complète les CGU, CGV et, le cas échéant, le contrat ou devis conclu entre Hussteer et le Client. En cas de contradiction concernant spécifiquement le traitement des données personnelles, les dispositions du présent DPA prévalent sur les dispositions générales du contrat, dans la mesure nécessaire au respect de la réglementation applicable.

23. Contact

Pour toute question concernant la protection des données ou le présent Accord de traitement :

Contact

fabrice@hussteer.com